Business Process Model and Notation (BPMN) to standard graficznej notacji do modelowania procesów biznesowych. Jednym z jego najważniejszych elementów są bramki (ang. gateways), które pozwalają kontrolować przepływ sekwencji i decydować, jak proces się rozgałęzia lub synchronizuje. Zrozumienie bramek jest kluczowe, ponieważ dzięki nim procesy nie są tylko liniowym ciągiem zadań, lecz odzwierciedlają realną logikę podejmowania decyzji w organizacji.
Podział bramek: oparte na danych i oparte na zdarzeniach
Bramki BPMN dzielą się na dwie główne grupy:
• Bramki oparte na danych (data-based gateways) – decyzja, którą ścieżkę wybrać, zależy od danych dostępnych w procesie (np. wynik analizy dokumentu, status sprawy). To one są stosowane najczęściej i to im poświęcimy uwagę w ramach poniższego artykułu.
• Bramki oparte na zdarzeniach (event-based gateways) – wybór ścieżki zależy od zdarzeń, które wystąpią w otoczeniu procesu (np. czy przyjdzie e-mail albo czy upłynie określony czas). Warto wiedzieć, że istnieją, lecz w tym artykule skupiamy się na bramkach danych.
Bramki oparte na danych:
1. Bramka wykluczające (XOR – Exclusive Gateway)
To najprostszy rodzaj bramki. Symbolizuje wybór jednej, wyłącznej ścieżki spośród wielu możliwych. Na podstawie warunku proces podąża tylko jedną drogą, np. „wniosek kompletny” lub „wniosek niekompletny”.
Przykład w administracji – Wniosek o dowód osobisty
W urzędzie gminy po złożeniu wniosku o wydanie np. dowodu osobistego, pozwolenia, zezwolenia itp. - sprawdzana jest kompletność dokumentów. Jeśli dokumenty są kompletne – wniosek trafia do dalszej obsługi, jeśli nie – obywatel otrzymuje wezwanie do uzupełnienia braków.
2. Bramka równoległe (AND – Parallel Gateway)
Służą do rozdzielania procesu na kilka ścieżek wykonywanych niezależnie. W odróżnieniu od bramek XOR, w tym przypadku wszystkie ścieżki są wykonywane równolegle.
Przykład w administracji – zdany egzamin na prawo jazdy przez Obywatela.
Po pozytywnym zdaniu egzaminu na prawo jazdy, równolegle uruchamiane są dwa zadania:
• Przygotowywany i drukowany jest dokument prawa jazdy,
• Aktualizowany jest wpis w Centralnej Ewidencji Kierowców.
Oba działania muszą się zakończyć, zanim proces przejdzie dalej do etapu przekazania dokumentu obywatelowi.
3. Bramka niewykluczające (OR – Inclusive Gateway)
Pozwalają wybrać jedną lub kilka ścieżek równocześnie, w zależności od spełnionych warunków.
Przykład w administracji - Badania okresowe pracownika
Jeżeli pojawia się potrzeba wykonania badań okresowych przez pracownika, dział HR wydaje dyspozycję skierowania na badania. Następnie, w zależności od warunków, jakie spełnia pracownik, proces może rozgałęzić się na kilka ścieżek:
• jeżeli pracownik wykonuje pracę przy komputerze – kierowany jest na badanie wzroku,
• jeżeli pracownik ma powyżej 55 lat – kierowany jest na badania wydolnościowe,
• jeśli spełnione są oba warunki – wykonywane są obydwa badania.
Po zakończeniu badań, ich wyniki są przekazywane do działu kadr, gdzie następuje aktualizacja dokumentacji pracowniczej. Proces kończy się w momencie, gdy wszystkie wymagane badania zostaną wykonane i odnotowane.
Funkcje bramek: dzielenie i łączenie przepływów
Każda bramka pełni dwie zasadnicze role:
• Dzielenie przepływu (split) – kiedy jeden przebieg procesu rozdziela się na kilka możliwych ścieżek. Może to być wybór jednej ścieżki (XOR), kilku ścieżek (OR) lub wszystkich ścieżek równolegle (AND).
• Łączenie przepływów (join) – kiedy kilka ścieżek musi się zakończyć, zanim proces pójdzie dalej. W przypadku bramki równoległej proces czeka na zakończenie wszystkich ścieżek, a w bramce niewykluczającej – na te, które zostały faktycznie uruchomione, a w przypadku bramki wykluczającej łączącej aktywna jest tylko zawsze jedna ścieżka.
Znaczenie dla administracji publicznej
W administracji publicznej bramki logiczne pozwalają odzwierciedlać realne procedury decyzyjne urzędów. Procesy takie jak rejestracja pojazdu, wydanie pozwolenia na budowę czy obsługa świadczeń rodzinnych składają się z wielu kroków, które muszą uwzględniać różne scenariusze i zależności. Dzięki bramkom w diagramach procesów BPMN można:
• pokazać, jak decyzje urzędników lub systemów wpływają na przebieg sprawy,
• modelować działania równoległe (np. kilka departamentów urzędu pracuje jednocześnie nad jedną sprawą),
• odwzorować różne warianty postępowania, zależne od danych zebranych od obywatela.
Podsumowanie
Bramki logiczne w BPMN są podstawowym narzędziem, dzięki któremu diagram procesu staje się wiarygodnym odwzorowaniem rzeczywistości. Najczęściej używane są trzy typy: wykluczająca (XOR), równoległa (AND) i niewykluczająca (OR). Każda z nich może działać zarówno jako punkt podziału, jak i synchronizacji przepływów.
Przedstawione przykłady mają charakter uproszczony i abstrakcyjny – nie odzwierciedlają one w pełni rzeczywistych procedur stosowanych w urzędach czy instytucjach, lecz służą wyłącznie celom edukacyjnym, aby zilustrować logikę działania bramek w notacji BPMN na potrzeby niniejszego artykułu.
