BPMN – Zadania i ich zastosowanie w praktyce administracji publicznej
BPMN (Business Process Model and Notation) to międzynarodowy standard opracowany przez OMG (Object Management Group) służący do modelowania procesów biznesowych. Jego celem jest stworzenie wspólnego języka, który zrozumieją zarówno analitycy biznesowi, programiści, jak i osoby zarządzające organizacją.
BPMN łączy graficzną notację (czyli sposób rysowania elementów) z semantyką (czyli znaczeniem elementów), aby można było jasno pokazać logikę przebiegu procesu biznesowego.
W praktyce oznacza to, że BPMN umożliwia pokazanie na jednej „mapie” całego procesu – wraz z kolejnością kroków, przepływem informacji, odpowiedzialnościami, wyjątkami i alternatywnymi ścieżkami.
BPMN, a poziomy modeli
W modelowaniu procesów biznesowych wyróżniamy:
1. Modele niewykonywalne – służą do opisu i komunikacji, nie zawierają szczegółów technicznych potrzebnych do uruchomienia w silniku procesowym. Według praktyki BPMN modele niewykonywalne możemy też dzielić na:
a) Opisowe (Descriptive) – wysoki poziom ogólności, skupiony na głównych krokach procesu, używany w komunikacji z biznesem lub kadrą zarządzającą.
b) Analityczne (Analytical) – dokładniejszy, często z większą ilością reguł biznesowych i warunków, służący analizie biznesowej.
2. Modele wykonywalne – zawierają pełny zestaw informacji pozwalający na uruchomienie procesu w silniku procesów biznesowych (np. Camunda, Flowable). Oprócz logiki procesu określają także parametry techniczne, integracje z systemami i obsługę wyjątków.
Zadania w BPMN
W BPMN praca jest przedstawiana za pomocą aktywności. Zgodnie z załącznikiem C notacji BPMN:
Activity (Aktywność) to praca wykonywana przez firmę lub organizację w ramach procesów biznesowych. Aktywność może być atomowa (niepodzielna) lub złożona. Typy aktywności występujące w modelu procesu biznesowego to: Proces, Podproces i Zadanie.
Zadanie natomiast jest określone jako atomowa aktywność w procesie, używana, gdy praca nie jest rozbita na mniejsze szczegóły. Wykonywana przez użytkownika, aplikację lub oba te elementy.
Dlatego można powiedzieć, że Task (zadanie) to podstawowa jednostka pracy w procesie biznesowym w notacji BPMN - najniższym poziomem szczegółowości, w którym nadal mówimy o „pracy” w procesie.
Rodzaje zadań w BPMN to m.in.:
1. Manual Task – zadanie manualne (bez udziału systemu IT)
2. User Task – zadanie użytkownika (człowiek + system IT)
3. Service Task – zadanie serwisowe (wykonywane automatycznie przez system)
4. Abstract Task – ogólne zadanie, bez określonego sposobu wykonania
5. Send Task – wysłanie komunikatu
6. Receive Task – odebranie komunikatu
7. Script Task – wykonanie skryptu
8. Business Rule Task – wywołanie reguły biznesowej
W tym artykule skupimy się na czterech najczęściej używanych w praktyce:
• Manual Task,
• User Task,
• Service Task,
• Abstract Task.
1. Manual Task – Zadanie manualne
Symbol:
Opis:
Zadanie wykonywane ręcznie, bez udziału systemu IT - jest całkowicie poza automatyzacją i jakimikolwiek aplikacjami. Nie jest śledzone ani kontrolowane przez silnik procesów biznesowych.
Kiedy używać:
Gdy krok procesu wymaga działania fizycznego lub czynności w świecie rzeczywistym, np. przeniesienie dokumentów, wykonanie telefonu, podpisanie papierowej umowy.
Przykład w administracji publicznej:
• Urzędnik fizycznie odbiera dokumenty od obywatela w punkcie obsługi interesanta.
• Inspektor ręcznie sprawdza wnioski złożone do urzędu.
Dlaczego jest używane:
Pozwala pokazać w modelu procesu czynności, które realnie istnieją w procesie i są fizycznie wykonywane przez urzędnika, ale nie są częścią automatyzacji.
2. User Task – Zadanie użytkownika
Symbol:
Opis:
Zadanie wykonywane przez urzędnika, ale z pomocą systemu IT/ aplikacji.
Kiedy używać:
Gdy użytkownik ma wykonać pracę w systemie, np. wypełnić formularz, zatwierdzić wniosek, wprowadzić dane.
Przykład w administracji publicznej:
• Pracownik wydziału komunikacji wprowadza dane pojazdu do systemu rejestracyjnego.
• Urzędnik zatwierdza złożony wniosek przez obywatela w systemie ePUAP.
Dlaczego jest używane:
Większość procesów urzędowych wymaga interakcji urzędnika z systemem/aplikacjami - User Task pozwala oddać zależność wykonanej pracy przez urzędnika z użyciem technologii.
3. Service Task – Zadanie serwisowe
Symbol:
Opis:
Zadanie wykonywane automatycznie przez system, bez udziału człowieka. Może to być wysyłka danych czy pobranie informacji z bazy.
Kiedy używać:
• Gdy chcemy w procesie pokazać, że czynność jest całkowicie zautomatyzowana.
Przykład w administracji publicznej:
• Automatyczne pobranie lub uzupełnianie danych z różnych rejestrów publicznych.
• Automatyczne generowanie raportów.
Dlaczego jest używane:
Pozwala na zidentyfikowanie obszarów procesów, które nie wymagają ingerencji urzędnika.
* Service task w modelu koncepcyjnym lub analitycznym oznacza zadanie wykonywane automatycznie przez system, bez udziału człowieka. Na tym poziomie szczegółowości wystarczy wiedza, że czynność jest w pełni zautomatyzowana – np. pobranie danych z bazy, wygenerowanie dokumentu. Nie precyzuje się jeszcze szczegółów technicznych, takich jak sposób realizacji.
W modelu wykonywalnym Service Task to nie tylko oznaczenie automatycznego zadania, ale też pełną definicje wywołania usługi i komunikacji z systemem.
W takim modelu określa się m.in.:
• do jakiego systemu lub usługi kierowane jest wywołanie (np. system rejestru PESEL),
• dane wejściowe, które zostaną przekazane,
• oczekiwane na odpowiedź zwrotną.
Podsumowanie różnicy
• W modelu analitycznym: „Service Task” = „To będzie zrobione automatycznie”
• W modelu wykonywalnym: „Service Task” = „Wywołanie konkretnej usługi/systemu z określonymi danymi, sposobem komunikacji”
4. Abstract Task – Zadanie abstrakcyjne
Symbol:
Opis:
Ogólny typ zadania gdzie interesuje nas to, że dane zadnie będzie wykonane, a nie jak ono będzie wykonane.
Kiedy używać:
• W przypadku wysokopoziomowych modeli, gdy szczegóły realizacji zadania nie są istotne.
• Na wczesnym etapie modelowania, gdy nie mamy szczegółów realizacji np. w przypadku modeli tzw. TO BE ( dotyczących projektowania stanów przyszłych).
Przykład w administracji publicznej:
„Weryfikowanie dokumentacji/ wniosków” – w fazie planowania może być zadaniem abstrakcyjnym, ponieważ nie wiadomo, czy będzie to ręczna weryfikacja przez urzędnika, czy automatyczne sprawdzenie w systemie lub na ogólnym wysokopoziomowym modelu nie jest to dla nas w danym czasie istotne.
Podobnie jak np.:
„Przygotowanie decyzji administracyjnej” czy „Obsługa zgłoszenia”.
Dlaczego jest używane:
Pozwala pracować nad modelem procesu bez konieczności natychmiastowego rozstrzygania szczegółów wykonania konkretnego zadnia.
Przykład użycia zadań w procesie w administracji publicznej:
W celu zobrazowania różnic w poziomie szczegółowości modelowania w BPMN przedstawiono dwa warianty tego samego procesu:
1. Model z zadaniami abstrakcyjnymi (Abstract Tasks) – wersja wysokopoziomowa, przeznaczona do celów opisowych i komunikacyjnych.
Taki model jest przydatny na wczesnym etapie projektowania lub w sytuacjach, gdy interesuje nas jedynie ogólny przebieg procesu, a szczegóły realizacji nie są jeszcze ustalone lub na tym etapie analizy nieistotne, pozwalając skupić się na logice i kolejności kroków, bez rozstrzygania aspektów technicznych.
2.Model z określonymi typami zadań (Manual, User , Service Task) – wersja uszczegółowiona, bliższa modelowi analitycznemu lub wykonywalnemu.
Każde zadanie zostało przypisane do konkretnego typu, zgodnie z tym, jak jest lub będzie realizowane w praktyce. Dzięki temu model jasno pokazuje, które czynności są wykonywane ręcznie (Manual Task), które przez użytkownika z pomocą systemu IT (User Task), a które w pełni automatycznie (Service Task). Taki model wspiera zarówno analizę optymalizacyjną (identyfikację miejsc do automatyzacji), jak i przygotowanie do wdrożenia w silniku procesowym.
Podsumowanie – praktyczne wnioski i rekomendacje
Cztery omówione typy zadań – Abstract Task, Manual Task, User Task i Service Task – to fundament modelowania procesów biznesowych. Występują w procesach o różnym stopniu szczegółowości i automatyzacji, a ich właściwe zastosowanie pozwala uzyskać model, który:
• jest czytelny dla odbiorcy biznesowego,
• zawiera wystarczającą ilość informacji dla analityków i projektantów,
• wspiera komunikację między zespołami,
Dlaczego są kluczowe?
• Manual Task – pozwala oddać rzeczywistość procesów, w których część czynności musi być wykonana fizycznie lub poza systemem IT. Dzięki temu model nie jest oderwany od realiów pracy urzędu.
• User Task – odzwierciedla interakcje urzędnika z systemem IT, co jest kluczowe w większości procesów administracyjnych, szczególnie w kontekście e-administracji i platform takich jak ePUAP czy CEPIK.
• Service Task – umożliwia pokazanie pełnej automatyzacji wybranych czynności, co ma znaczenie dla optymalizacji procesów i planowania integracji systemowych.
• Abstract Task – daje swobodę projektowania na wysokim poziomie, gdy szczegóły wykonania są jeszcze otwarte lub może chronić przed zbyt wczesnym analizowaniem projektu w szczegółach, które mogą się zmienić.
Korzyści z właściwego stosowania typów zadań:
1. Ułatwiona analiza procesu – można łatwo zidentyfikować, które czynności można zautomatyzować, a które wymagają urzędnika.
2. Lepsze planowanie wdrożeń IT – w modelach wykonywalnych typ zadania determinuje sposób implementacji w silniku procesowym, natomiast w modelach niewykonywalnych pozwala na pogłębioną analizę.
3. Redukcja ryzyka błędów – precyzyjne odwzorowanie logiki zmniejsza ryzyko, że proces zostanie źle zinterpretowany odbiorców.
Rekomendacje dla administracji publicznej:
• Na wczesnym etapie projektowania procesów warto częściej korzystać z Abstract Task, aby nie tracić elastyczności.
• W modelach bardziej szczegółowych należy bardziej precyzyjnie określać typ zadania, aby uniknąć późniejszych nieporozumień.
W dobrze przygotowanym modelu BPMN każdy typ zadania powinien być użyty świadomie i w sposób spójny z logiką całego procesu. Dzięki temu diagram nie jest tylko rysunkiem, ale realnym narzędziem do analizy, optymalizacji i wdrożenia procesów w administracji publicznej.
